ENTERPRISE RESOURCES PLANNING (ERP)

MARINGAN O. SIRAIT ( 1032150002)

HARYATI H. MANALU (1032150008) 

Pengertian ERP

ERP adalah sebuah sistem informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap

ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam satu system yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan.

Syarat terpenting dari system ERP adalah Integrasi. Integrasi yang dimaksud adalah menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database, sehingga memudahkan semua departemen berbagi informasi dan berkomunikasi. Database yang ada dapat mengijinkan setiap departemen dalam perusahaan untuk menyimpan dan mengambil informasi secara real-time. Informasi tersebut harus dapat dipercaya, dapat diakses dan mudah disebarluaskan. Rancangan perangkat lunak modular harus berarti bahwa sebuah bisnis dapat memilih modul-modul yang diperlukan, dikombinasikan dan disesuaikan dari vendor yang berbeda, dan dapat menambahkan modul baru untuk meningkatkan unjuk kerja bisnis.

Konsep Dasar ERP dapat diterjemahkan sbb:

ERP terdiri atas paket software komersial yang menjamin integrasi yang mulus atas semua aliran informasi di perusahaan, yang meliputi keuangan, akuntansi, SDM, rantai pasok, dan Informasi Keuangan.

Sistem ERP adalah paket sistem informasi yang dapat dikonfigurasi, yang mengintegrasikan informasi dan proses yang berbasis informasi di dalam dan melintas area fungsional dalam sebuah organisasi. ERP merupakan satu basis data, satu aplikasi dan satu kesatuan antarmuka di seluruh enterprise.

Tujuan sistem ERP

1.      Mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan.

2.      Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis

3.      Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise

4.      Menghasilkan informasi yang real-time

5.      Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan

Kelebihan-kelebihan dari ERP (Jogiyanto, 2003) :

1. Integrasi antara area fungsional yang berbeda untuk meyakinkan komunikasi, produktifitas dan efisiensi yang tepat.

2. Rancangan Perekayasaan

3. Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment

4. Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yang kompleks

5. Pelacakan 3 cara yang bersesuaian antara pemesanan pembelian, penerimaan inventori, dan pembiayaan

6. Akuntasi untuk keseluruhan tugas: melacak pemasukan, biaya dan keuntungan pada level inti

Kelemahan-kelemahan dari ERP  (Jogiyanto, 2003) :

1. Implementasi ERP sangat sulit karena penerapannya yang terintegrasi dan organisasi harus merubah cara mereka berbisnis. Kesulitan penerapan ERP ditambah dengan adanya resistance to change dari personil yang terkena imbasnya akibat perubahan proses dari bisnis
2.  Biaya implementasi ERP yang sangat mahal
3.  Organisasi hanya memikirkan manfaat yang besar dari penerapan ERP tetapi tidak mempersiapkan personilnya untuk berubah
4.  Permasalahan lainnya adalah pada personil yang tiba-tiba dibebani dengan tanggung jawab yang lebih besar dengan kesiapan yang kurang baik mental maupun keahliannya.

MANFAAT ERP

Berikut ini adalah sebagian kecil manfaat dengan diaplikasikannya ERP bagi perusahaan:

1.      Integrasi data keuangan

Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.

2.      Standarisasi Proses Operasi.

Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan efisiensi dan peningkatan kualitas produk.

3.      Standarisasi Data dan Informasi

Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda.

Tanda-tanda kegagalan ERP

1.      Kurangnya komitmen top management

2.      Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan (analisis strategi bisnis)

3.      Cacatnya proses seleksi software (tidak lengkap atau terburu-buru memutuskan)

4.      Kurangnya sumber daya (manusia, infrastruktur dan modal)

5.      Kurangnya ‘buy in’ sehingga muncul resistensi untuk berubah dari para karyawan

6.      Kesalahan penghitungan waktu implementasi

7.      Tidak cocoknya software dgn business process

8.      Kurangnya training dan pembelajaran

9.      Cacatnya project design & management

10.  Kurangnya komunikasi

TAHAPAN  EVOLUSI ERP

aTahap I : Material Requirement Planning (MRP)

            Merupakan cikal bakal dari ERP, dengan konsep perencanaan kebutuhan material

  Tahap II: Close-Loop MRP

Merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas pada MRP, terdiri atas alat bantu penyelesaian masalah prioritas dan adanya rencana yang dapat diubah atau diganti jika diperlukan

  Tahap III: Manufakturing Resource Planning (MRP II)

Merupakan pengembangan dari close-loop MRP yang ditambahkan 3 elemen yaitu: perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan simulasi analisis dari kebutuhan yang diperlukan

dTahap IV: Enterprise Resource Planning

Merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada beberapa proses bisnis diantaranya integrasi keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas batas fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan  dilakukan secara mudah

eTahap V: Extended ERP (ERP II)

Merupakan perkembangan dari ERP yang diluncurkan tahun 2000, serta lebih konflek dari ERP sebelumnya.

Tabel Tahapan revolusi ERP

 

Aplikasi Sistem ERP, diantaranya adalah sebagai berikut:
1.  Procurement
2. Sales dan Distribusi
3. Finance dan Accounting
4. Persediaan (Inventory)
5. Produksi dan Operasi
6. Customer Relationship Manajemen
7. Sumber Daya Manusia