Sistem Sebagai Alat Persaingan Bisnis

Disusun Oleh:
- Nandya Yunita
- Febri Joseph

Sistem Sebagai Alat Persaingan Bisnis

PENGERTIAN SISTEM

Sistem adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan dan Saling bekerja sama untuk mencapai beberapa tujuan.

Sistem terdiri dari unsur-unsur dan masukan (input), pengolahan (processing), serta keluaran (output). Dengan demikian, secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi dan saling bergantung satu sama lain.

Suatu sistem mempunyai karakteristik sebagai berikut:

1. Mempunyai komponen (components)

Komponen sistem adalah segala sesuatu yang menjadi bagian penyusun sistem. Komponen sistem dapat berupa benda nyata maupun abstrak.

2. Mempunyai batas (boundary)

Batas sistem diperlukan untuk membedakan satu sistem dengan sistem yang lain.

3. Mempunyai lingkungan (environment)

Lingkungan sistem adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem. Lingkungan sistem dapat menguntungkan ataupun merugikan.

4. Mempunyai penghubung atau antar muka (interface) antar komponen

Penghubung atau antar muka merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang bertugas untuk menjembatani hubungan antar komponen dalam sistem.

5. Mempunyai masukan (input)

Masukan merupakan komponen sistem, yaitu segala sesuatu yang perlu dimasukkan kedalam sistem sebagai bahan yang akan diolah lebih lanjut untuk menghasilkan keluaran yang berguna.

6. Mempunyai pengolahan (processing)

Pengolah merupakan komponen sistem yang mempunyai peran utama mengolah masukan agar menghasilkan keluaran yang berguna bagi para pemakainya.

7. Mempunyai keluaran (output)

Keluaran merupakan komponen sistem yang berupa berbagai macam bentuk pengolahan yang dihasilkan oleh komponen pengolahan.

8. Mempunyai sasaran (objectives) dan tujuan (goal)

Sasaran berbeda dengan tujuan. Sasaran adalah apa yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang relatif pendek. Sedangkan tujuan merupakan kondisi/hasil akhir yang ingin dicapai oleh sistem untuk jangka waktu yang panjang.

9. Mempunyai kendali (control)

Bagian kendali mempunyai peran utama menjaga agar proses dalam sistem dapat berlangsung dengan normal sesuai dengan batasan yang telah ditetapkan sebelumnya.

10. Mempunyai umpan balik (feedback)

Umpan balik diperlukan oleh bagian kendali (control) sistem untuk mengecek terjadinya penyimpangan proses dalam sistem dan mengembalikannya dalam kondisi normal.

Tujuan  Utama Sistem  dalam Persaingan Bisnis adalah :

1. Mendukung Operasi Bisnis

Mulai dari akuntansi sampai dengan penelusuran pesanan pelanggan, sistem menyediakan dukungan bagi manajemen dalam operasi/kegiatan bisnis sehari-hari. Ketika tanggapan/respon yang cepat menjadi penting, maka kemampuan Sistem Informasi untuk dapat mengumpulkan dan mengintegrasikan informasi ke berbagai fungsi bisnis menjadi kritis/penting.

2.Mendukung Pengambilan Keputusan Managerial

Sistem dapat mengkombinasikan informasi untuk membantu manager menjalankan bisnis dengan lebih baik, informasi yang sama dapat membantu para manajer mengidentifikasikan kecenderungan dan untuk mengevaluasi hasil dari keputusan sebelumnya.

3. Mendukung Keunggulan Strategis

Sistem  yang dirancang untuk membantu pencapaian sasaran strategis perusahaan dapat menciptakan keunggulan bersaing di pasar.

Tahapan-tahapan penerapan sistem sebagai alat persaingan bisnis :

1. Membuat dan menguji basis data & jaringan.

Penerapan sistem yang baru atau perbaikan sistem dibuat pada basis data dan jaringan yang telah ada. Jika penerapan sistem yang baru memerlukan basis data dan jaringan yang baru atau dimodifikasi, maka sistem yang baru ini biasanya harus diimplementasikan sebelum pemasangan program komputer.

2. Membuat dan menguji program.

Merupakan tahap pertama untuk siklus pengembangan sistem yang spesifik bagi programer. Bertujuan untuk mengembangkan rencana yang lebih rinci dalam pengembangan dan pengujian program komputer yang baru.

3. Memasang dan menguji sistem baru.

Tahap ini dilakukan untuk menyakinkan bahwa kebutuhan integrasi sistem baru terpenuhi.

4. Mengirim sistem baru kedalam sistem operasi.

Tujuan tahap ini adalah untuk mengubah secara perlahan – lahan sistem lama menjadi sistem baru sehingga perlu dilakukan pemasangan basis data yang akan digunakan pada sistem baru.

Langkah-langkah yang perlu diketahui untuk penyempurnaan suatu sistem :

·        Analisa Sistem

Pada langkah ini dilakukan survei intensif atas sistem yang ada dan kebutuhan pengolahan data informasi di masa depan. Suatu analisa dilakukan atas informasi yang diperoleh dalam survei.  Selanjutnya, analisa tersebut mencoba untuk mengetahui apa masalah-masalah utama yang terdapat dalam sistem yang telah ada. Selanjutnya, dilakukan sintese sistem, yaitu pengumpulan hasil survei dan analisa untuk merancang rekomendasi bagi revisi sistem yang telah ada atau mengembangkan suatu sistem baru. Analisa tersebut harus mencakup evaluasi mengenai kebutuhan informasi bagi para manajer dan para pemakai sistem lainnya. Dengan begitu, akan diketahui kelemahan-kelemahan yang ada dalam sistem tersebut.

·        Desain Sistem

Desain sistem merupakan proses penyiapan spesifikasi yang terperinci untuk pengembangan suatu sistem baru. Untuk itu, harus dibuat rencana pengembangan yang disiapkan pada langkah analisa sistem. Desain sistem harus dimulai dengan spesifikasi output sistem yang diperlukan yang mencakup isi, format, volume, serta frekuensi laporan dan dokumen. Selanjutnya menentukan isi dan format input sistem dan file. Setelah itu dilakukan desain mengenai langkah-langkah pengolahan, prosedur-prosedur, dan pengendalian. Serta kegiatan untuk menyiapkan suatu sistem implementasi sistem yang baru.

·        Implementasi Sistem

Pertama-tama dilakukan perencanaan dan penjadwalan aktivitas implementasi agar dapat dikordinasi dengan baik. Selain itu, bila perlu, dilakukan penerimaan pegawai baru dan pelatihan kepada pegawai baru baru serta realokasi pegawai-pegawai yang ada. Setelah itu dilakukan pengujian terhadap prosedur baru dan bila perlu dilakukan modifikasi. Standar dan pengendalian atas sistem yang baru harus diciptakan. Dokumentasi sistem yang lengkap perlu dibuat. Penggunaan sistem baru dan sistem lama dapat dilakukan secara simultan untuk periode yang singkat dan hasilnya kemudian dibandingkan untuk meyakinkan bahwa sistem baru tidak mempunayi kelemahan seperti sistem lama. Tahap akhir dari implementasi adalah mengganti sistem lama dengan sistem baru.

·        Review Sistem

Review tersebut dilakukan tidak lama setelah sistem baru dioperasikan untuk mengetahui kekurangan-kekurangan yang ada dan mengoreksinya. Hal ini dilakukan supaya hal-hal kecil yang mungkin tidak tampak atau tidak jelas saat penggantian sistem dapat diketahui. Review tersebut harus dilakukan secara periodik. Terkadang review akan menunjukkan modifikasi besar atau penggantian yang perlu dilakukan dan prosesnya akan dimulai lagi seperti pada langkah pertama.

Jenis-jenis sistem sebagai alat persaingan bisnis :

Sistem Pemrosesan Transaksi

Sebuah sistem pemrosesan transaksi adalah sistem terkomputerisasi yang menjalankan dan mencatat transaksi rutin harian yang diperlukan untuk menjalankan bisnis, seperti memasukkan pesanan penjualan, pemesanan hotel, penggajian, pencatatan karyawan, dan pengiriman.

Tujuan utama dari sistem pada tingkat ini adalah untuk menjawab pertanyaan rutin dan untuk melacak arus transaksi yang melalui organisasi.

Sistem Sumber Daya Manusia

Fungsi sumber daya manusia bertanggung jawab untuk menarik, mengembangkan, dan mempertahankan tenaga kerja perusahaan. Sistem informasi sumber daya manusia (human resources informasion system) mendukung aktivitas seperti mengenali karyawan potensial, menjaga catatan

lengkap mengenai karyawan yang ada, dan menciptakan program untuk mengembangkan bakat dan keahlian karyawan. Sistem sumber daya manusia membantu manajemen senior mengenali kebutuhan sumber daya manusia

Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen-SIM (manajemen information system-MIS) juga merancang kategori khusus sistem informasi yang melayani manajemen tingkat menengah. SIM menyediakan laporan kinerja terbaru perusahaan kepada manajemen tingkat menengah. Informasi ini digunakan untuk mengawasi dan mengendalikan bisnis dan memprediksi kinerja di masa depan.

Sistem yang melingkupi Perusahaan

Aplikasi perusahaan (enterprise application) yang merupakan sistem yang melingkupi area fungsional, berfokus pada menjalankan proses bisnis di dalam perusahaan bisnis, termasuk seluruh tingkatan manajemen. Aplikasi perusahaan membantu bisnis untuk menjadi lebih fleksibel dan produktif dengan mengkoordinasikan proses bisnis dengan lebih dekat dan mengintegrasikan sekelompok proses agar mereka berfokus pada pengelolaan sumber daya yang efisien dan pelayanan pelanggan.

Sistem Manajemen Hubungan Pelanggan

Sistem manajemen hubungan pelanggan (customer relationship manajement-CRM) membantu perusahaan mengelola hubungannya dengan pelanggan. Sistem ini menyediakan informasi untuk mengordinasikan seluruh proses bisnis yang berhubungan dengan pelanggan dalam hal :

1. Penjualan

2. Pemasaran

3. Pelayanan untuk mengoptimalkan pendapatan

4. Kepuasan pelanggan

5. Mempertahankan pelanggan

Faktor-faktor yang mempengaruhi kesukesan sistem sebagai alat persaingan bisnis, antara lain :

-              Adanya dukungan dari manajemen eksekutif

-              Keterlibatan end user (pemakai akhir)

-              Penggunaan kebutuhan perusahaan yang jelas

-              Perencanaan yang matang, dan harapan perusahaan yang nyata

Alasan kegagalan sistem sebagai alat persaingan bisnis, antara lain :

-              Karena kurangnya dukungan manajemen eksekutif dan input dari end-user

-              Pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang tidak lengkap dan selalu berubah-ubah

-              Inkompetensi secara teknologi

Sebuah sistem akan sangat maksimal kegunannya apabila manusia mampu memanfaatkan fungsinya dengan baik.

Bila suatu sistem informasi mampu berperan penting dalam menunjang aktivitas bisnis perusahaan tentunya akan dapat menciptakan value yang sangat besar bagi perusahaan.

Sistem dapat berperan dalam menunjang hubungan yang baik bagi perusahaan dengan mitra maupun dengan konsumen.