Sistem Informasi Manufacturing (JIT & MRP System)

Disusun oleh Reynol & Febyola

Pengertian Just In Time (JIT)/Definisi Konsep JIT

JIT (Just in Time) adalah suatu sistem yang memusatkan eliminasi aktivitas pemborosan dengan cara memproduksi produk sesuai dengan permintaan konsumen dan hanya membeli bahan sesuai dengan kebutuhan produksi .

Tujuan strategis JIT adalah :

1.                   Meningkatkan Laba

2.                   Memperbaiki posisi persaingan perusahaan

Tujuan tersebut dapat dicapai dengan cara :

1.                   Mengeliminasi atau mengurangi persediaan

2.                   Meningkatkan mutu

3.                   Mengendalikan aktivitas supaya biaya rendah (sehingga memungkinkan harga jual rendah dan       laba meningkat)

4.                   Memperbaiki kinerja pengiriman

JIT pemanufakturan didasarkan pada konsep :

1.                   Hanya memproduksi produk sejumlah yang diminta oleh konsumen (kuantitas)

2.                   Memproduksi produk bermutu tinggi

3.                   Memproduksi produk berbiaya rendah

4.                   Memproduksi produk berdaur waktu yang tepat

5.                   Mengirimkan produk pada konsumen tepat waktu

JIT mempunyai 4 aspek pokok yaitu sebagai berikut :

1.                   Semua aktivitas yang tidak bernilai tambah terhadap produk atau kepuasan harus dieliminasi

2.                   Adanya konsumen untuk selalu meningkatkan mutu menjadi lebih tinggi

3.                   Selalu diupayakan penyempurnaan berkesinambungan

4.                   Menekankan pada penyederhanaan aktivitas dan peningkatan pemahaman terhadap aktivitas

Sistem Informasi Manufaktur adalah suatu sistem berbasis komputer yang bekerja dalam hubungannya dengan Sistem Informasi fungsional lainnya untuk mendukung manajemen perusahaan dalam pemecahan masalah yang berhubungan dengan manufaktur produk perusahaan yang pada dasarnya tetap bertumpu pada input,proses dan output.

v    Pengumpulan (pendokumentasian) data dari lingkungan

v    Pengujian data

v    Pemeliharaan data,untuk menjamin akurasi dan kemutakhiran data

v    Keamanan data untuk menghindari kerusakan serta penyalahgunaan data

v    Pengambilan data dalam bentuk laporan untuk memudahkan pengolahan data yang lain

Sub Sistem Output

Adalah informasi yang dihasilkan dari hasil pengolahan data yang dapat dibagi 3 Bagian yaitu produksi, persediaan dan kualitas dimana ketiganya ini tidak meninggalkan unsur biaya yang terjadi didalamnya.

a.                   Sub sistem produksi

Adalah segala hal yang bersangkutan dengan proses yang terjadi disetiap divisi kerja atau pun departemen yang mengukur produksi dalam hal waktu, menelusuri arus kerja dari satu langkah berikutnya.

b.                   Sub sistem persediaan

Tingkat persediaan perusahaan sangat penting karena menggambarkan inestasi yang besar dimana suatu barang dipengaruhi oleh jumlah unit yang dipesan dari pemasok setiap kalinya dan tingkat persediaan rata-rata dapat diperkiraan dari separuh kuantitas pesanan ditambah safety stock.

c.                    Sub sistem kualitas

Adalah semua hal yang berhubungan dengan kualitas, baik waktu, performa kerja mau pun pemilihan supplier. Fungsi dari sub sistem kualitas adalah mengukur kualitas material saat material diubah (proses control,maintenance,dan specification)

Sistem informasi manufaktur menggunakan komputer baik secara konseptual mau pun sebagai suatu elemen dalam sistem produksi fisik. Ada pun yang termasuk dalam komputer sebagai bagian dari sistem fisik adalah:

DEFINISI SISTEM INFORMASI MANUFAKTUR

Sistem Informasi Manufaktur adalah suatu sistem berbasis komputer yang bekerja dalam hubungannya dengan  Sistem informasi fungsional lainnya untuk mendukung manajemen perusahaan dalam pemecahan masalah yang Berhubungan dengan manufaktur produk perusahaan yang pada dasarnya tetap bertumpu pada input barang, proses dan Output barang.

MANFAAT SISTEM INFORMASI MANUFAKTUR

Manfaat digunakannya sistem informasi manufaktur di dalam perusahaan adalah sebagai berikut :

1. Hasil produksi perusahaan lebih cepat dan tepat waktu karena sistem iinformasi manufaktur menggunakan  komputer sebagai alat proses data.

2. Arsip lebih terstruktur karena menggunakan sistem database

3.Sistem informasi manufaktur yang berupa  hasil produksi semakin cepat, tepat dan berkurangnya jumlah sisa bahan yang tidak terpakai. (contoh: mengurangi human error,mengurai terjadinya sistem yang error).

MODEL SISTEM INFORMASI MANUFAKTUR

Input Data /Informasi

Input data berupa data interrnal , data internal merupakan data intern sistem keseluruhan yang mendukung proses pengolahan data menjadi informasi yang berguna. Data ini meliputi sumber daya manusia (SDM), material, mesin, dan hal lainnya yang mendukung proses secara keseluruhan seperti transportasi, spesifikasi kualitas material, frekuensi perawatan.

KOMPUTER SEBAGAI BAGIAN DARI SISTEM FISIK

Adapun yang termasuk dalam komputer sebagai bagian dari sistem fisik adalah:

1. Computer Aided Design (CAD)

                Program komputer untuk menggambar suatu produk atau bagian dari suatu produk yang ingin digambarkan bisa diakili oleh garisgaris maupun simbol-simbol yang memiliki makna tyertentu.CAD bisa berupa gambar  dimensi dan gambar 3 dimensi. CAD yang lebih sering disebut Computer Aided Engineering (CAE), melibatkan penggunaan komputer untuk membantu rancangan produk yang di manufaktur.

(contoh: dengan adanya Computer Aided Design mempercepat desain)

2. Computer Aided Msanufacturing (CAM)

                Penerapan komputer dalam proses produksi dimana mesin yang dikendalikan komputer seperti bor dan mesin bubut menghasilkan produk sesuai dengan spesifikasi yang diperoleh dari database rancangan.

                Otomatisasi perusahaan sekarang ini disertai teknologi CAM, karena produksi dapat berlangsung lebih cepat dan tepat dibandingkan bila menerapkan tenaga manusia seutuhnya sehingga memungkinkan berkurangnya sisa bahan produksi yang tidak berguna. CAM biasanya digunakan oleh para insinyur dan arsitek dalam penerapannya.

(contoh:  untuk :  1.mendapatkan produk bentuk konsisten, 2. mengurangi sampah )

3. Robotik (Industrial Robots/IR)

                Penerapan komputer yang lain dalam pabrik adalah robotik industrial. Alat yang secara otomatis menjalankan tugas-tugas tertentu dalam proses manufaktur yang memungkinkan perusahaan untuk memotong biaya dan mencapai tingkat kualitas yang tinggi, juga digunakan untuk melakukan pekerjaan yang mngandung resiko seperti melakukan pekerjaan di tempat yang bertemperatur tinggi sehingga mengakibatkan kinerja dan keefektigfan robot kurang maksimal.

KOMPUTER SEBAGAI SISTEM INFORMASI

1. Sistem Pemesanan Kembali ( Re-order Point/ROP) (proses  penggunan bahan baku cepat atau lambat)

                Setelah kompuer pertama kali diterapkan dan berhasil dalam area akuntansi, komputer diberikan tugas mengendalikan persediaan(inventory control). Pendekatan reaktif yang sederhana yaitu menunggu hingga saldo suatu jenis barang mencapai tingkat tertentu dan kemudian memicu pesanan pembelian atau suatu proses produksi. Tingkat barang yang berfungsi sebagai pemicu disebut titik pemesanan kembali disebut sistem titik pemesanan kembali (re-order/ROP). Beberapa istilah dalam ROP antara lain::

                --             Stock-out                            :               Kehabisan persdiaan

                --             Lead time                            :               waktu yang dibutuhkan pemasok untuk menigi pesanan

                --             Safety stock                       :               persediaan aman

Rumus menghitung ROP :

                                                                R=LU+S

R= titik pemesanan kembali        L= Lead time pemasok   S= tingkat safety stock (dalam unit)                   U= tingkat pemakaian ( jumlah unit yang digunakan atau terjual setiap hari)

5 faktor untuk mengetahui re-order point:

1. Quantity
2. Kelandaian
3. Normality
4. Seasonal
5. Buffer stock 

                               

Perusahaan biasanya melakukan pemesanan sebelum stok habis sama sekali, dengan demikian selalu ada kesempatan bagi perusahaan untuk melakukan kegiatannya sambil menunggu pengiriman dari pemasok yang belum datang, atau penggunaan stok akan dikurangi selama jangka lead time. Jika kekosongan stok terjadi, perusahaan tidak dapat menjalankan proses produksinya yang mengakibatkan perusahaan rugi.

Kegiatan Operasional Manufaktur selain didukung oleh Sistem Informasi Manufaktur, juga didukung oleh beberapa system ang dipergunakan sebagai pengganti Sistem Informasi Manufaktur, yakni:

1. CIM (Computer Integrated Manufacturing) adalah suatu sistem yang menggabungkan berbagai teknik untuk menciptakan produk manufaktur yang berkualitas tinggi secara efisien
2. ROP (Re-Order Point) adalah suatu sistem yang didasarkan pada keputusan pembelian berdasarkan titik pemesanan kembali
3. MRP (Material Requirements Planning) adalah suatu sistem yang digunakan untuk perencanaan bahan baku dalam proses produksi
4. MRP II (Material Resource Planning) adalah suatu sistem yang dipergunakan untuk memperkecil persediaan dan penggunaan mesin secara efektif dengan memadukan MRP dan penjadwalan produksi dan operasi pada bengkel kerja
5. JIT (Just In Time) adalah suatu sistem yang dipergunakan untuk mengatur bahan baku dan barang jadi agar tetap dalam keadaan minimum dan tiba tepat waktu  kerja pada saat diperlukan.

Sub Sistem Input

Sub sistem input terdiri dari

1.  Sistem Informasi akuntansi

                Mengumpulkan data intern yang menjelaskan operasi manufaktur dan data lingkungan yang menjelaskan transaksi perusahaan dengan pemasok. Sebagai contoh, pegawai produksi memasukan data ke dalam terminal dengan menggunakan kombinasi media Sebagai contoh pegawai produksi memasukan data ke dalam terminal dengan menggunakan kombinasi media yang dapat dibaca mesin dan keyboard. Media berbentuk dokumen dengan bar code yang dapat dibaca secara optik atau dngan tanda pensil yang dapat dibaca secara optik, dan kartu plastik dengan garis-garis catatan yang dapat dibaca secara magnetis. Setelah dibaca data ditransmisikan ke komputer pusat untuk memperbarui database..

2. Sub sistem Industrial engineering (IE)

                Industrial Engineering merupakan analisis sistem yang terlatih khusus yang mempelajari operasi manufaktur dan membuat saran-saran perbaikan. Industrial engineering terdiri dari proyekproyek pengumpulan data khusus dari dalam perusahaan yang menetapkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk suatu produksi.

c..           Sub sistem Intelijen Manufaktur

                Sub sistem Intelijen manufaktur berfungsi agar manajemen manufaktur tetap mengetahui perkembangan terakhir mengenai perkembangan terakhir mengenai sumber-sumber pekerja, material dan mesin. Ada pun yang termasuk dalam sub sistem iintelijen manufaktur adalah :

1.            Informasi pekerja, manajemen manufaktur harus memperhatikan serikat pekerja yang                mengorganisasikan para pekerja perusahaan. Baik dalam sistem kontrak,, tak berjangka       maupun borongan.

2.            Sistem formal, manajemen manufaktur memulai arus informasi pekerja dengan menyiapkan permintaan pekerja yang dikirimkan ke departemen sumber daya manusia dan data dari berbagai elemen lingkungan yang menghubungkan kepada pihak pelamar.

3.            Sistem informal, arus informasi antar pekerja dan manajemen manufaktur sebagian besar bersifat informal arus itu berupa kontak harian antara pekerja dan manajer mereka.

Sub sistem kualitas mempunyai pendekatan khusus untuk meningkatkan kualitas produksinya denganmenggunakan total uality management (TQM)  yaitu  manajemen keseluruhan perusahaan sehingga perusahaan unggul dalam semua dimensi produk dan jasa yang penting bagi semua pelanggan. Keyakinan dasar yang melandasi TQM adalah:

1.  Kualitas ditentukan oleh pelanggan dan manajemen yang digunakan
2.  Kualitas dicapai oleh manajemen
3.  Kualitas adalah seluruh tanggung jawab seluruh penghuni perusahaan.

4. Sub sistem biaya

                Komponen biaya termasuk dalam semua subsistem yang ada. Tujuan perusahaan manufaktur secara umum adalah mencapai keuntungsn dari hasil penjualan produknya. Oleh karena itu , sebuah sistem informasi tidak akan pernah terlepas unsur biaya yang terjadi didalamnya. Sub sistem biaya berfungsi untuk mengukur biaya yang terjadi selama proses produksi terjadi. Unsur-unsur pengndalian biaya ada 2 yaitu standar kerja yang baik dan sistem untuk melaporkan rincian kegiatan saat trjadinya proses produksi yang akurat. Sub sistem biaya dibagi menjadi  yaitu:

v  Biaya  Pemeliharaan

                Biaya pemeliharaan//biaya penyimpanan biasanya dinyatakan sebagai presentase biaya tahunan dari barang, mencakup kerusakan, pencurian, keusangan, pajak dan asuransi.

v  Biaya pembelian

                Mencakup biayabiaya yang terjadi saat material dipesan, waktu pembelian, biaya telpon, biaya sekretaris, biaya formullir pesanan pemblian dan sebagainya. 

Pengertian MRP/Material requirement planning

Material Requirement Planning / Perencanaan Kebutuhan Bahan Baku)

: suatu konsep dalam manajemen produksi / operasi yang membahas tentang cara yang tepat kuantitas dalam perencanaan kebutuhan bahan baku dalam proses produksi yang cukup, sehingga bahan yang dibutuhkan dapat tersedia sesuai dengan yang direncanakan.

Penggunaan model persediaan MRP yang efektif mengharuskan manajer operasi mengetahui hal-hal sebagai berikut :

(1) Jadwal induk produksi (apa yang akan dibuat dan kapan akan dilakukan),

contoh: pruduction master plan production budget

(2) Spesifikasi atau bill of material (bagaimana produk akan dibuat),

Contoh: Buku resep, production manual, kualitas standar.

(3) Ketersediaan persediaan (apa yang ada di persediaan),

Contoh:  safety stock

(4) Pesanan yang harus dipenuhi  kapan dan harus datang(apa yang dipesan),

Contoh: ROP
 

(5) Lead time (berapa lama waktu yang diperlukan untuk mendapatkan berbagai komponen , waktu yang terlama untuk suatu proses produksi terjadi).

Tujuan MRP :

(1) Meminimalkan (minimum = 0) persediaan dimana pembelian bahan baku dilakukan sebatas yang diperlukan saja.
(2) Mengurangi risiko karena keterlambatan produksi atau pengiriman ( jadwal udah ditentukan) janji komitmen = realita
(3) Komitmen yang realistis, dimana jadual produksi diharapkan dapat dipenuhi sesuai rencana, sehingga komitmen terhadap pengiriman barang dapat dilakukan secara lebih realistis
(4) Meningkatkan efisiensi, karena jumlah persediaan, waktu produksi dan waktu pengiriman barang dapat direncanakan lebih baik sesuai dengan jadual induk produksi costnya lebih kecil dibanding benefit pada periode dlu sebelum MRP  dan sesudah harus lebih besar = (C<B)0 harusnya lebih kebil C<B)n

Manfaat MRP :

Ø  Peningkatan pelayanan dan kepuasan konsumen  dan saat kapan dan karena apa? ( sesuai dengan waktu konsumen yang diinginkan)

Ø  Peningkatan pemanfaatan fasilitas dan tenaga kerja ( memanfaatkan fasilitas semua tanpa ada yang menganggur)

Ø  Perencanaan dan penjadualan persediaan yang lebih baik ( ada fakta)

Ø  Tanggapan yang lebih cepat terhadap perubahan dan pergeseran pasar

Ø  Tingkat persediaan menurun tanpa mengurangi pelayanan kepada konsumen (sesuai dengan kegiatan perusahannya).

Manfaat Integrasi MRP dan JIT :

1. Penggabungan sistem MRP dan sistem JIT di dalam pabrik akan memberikan manfaat yang terbaik dari keduanya
2. Penggabungan ini menghasilkan jadual utama / jadual induk produksi yang baik
3. Adanya kebutuhan persediaan yang akurat dari sistem MRP
4. Terlihat adanya penurunan persediaan barang dalam proses karena penggunaan sistem JIT
5. Sistem MRP sangat efektif dalam mengurangi persediaan