Electronic Data Interchange

Disusun Oleh:

-JERRY MARKUS

-PINGKAN NAULI

Electronic Data Interchange

Electronic Data Interchange (EDI) adalah pertukaran dokumen bisnis dari komputer-ke-komputer dalam format elektronik yang dilakukan antara mitra bisnis.

Keuntungan dari menggunakan Electronic Data Interchange (EDI) adalah:

• Penghematan biaya
• Minimalisasi kesalahan
• Respon yang cepat

Elemen-elemen untuk menggunakan Electronic Data Interchange (EDI) adalah:

• Pesan Standar

          Terdiri dari dokumen yang bentuknya sudah sesuai dengan standar yang berlaku dalam perusahaan
          dan juga dalam perusahaan mitra bisnisnya

• Perangkat lunak yg digunakan 

          Menggunakan perangkat lunak yang disebut dengan EDI Converter.

• Internet

          Diperlukan jaringan internet yang memadai untuk melakukan Electronic Data Interchange (EDI).

Prosedur dalam melakukan Electronic Data Interchange (EDI) adalah sebagai berikut:

1. Menyiapkan dokumen yang akan dikirim  
2. Mengubah ke dalam EDI Format dengan menggunakan EDI Converter
3. Menghubungkan koneksi dari dokumen EDI ke dokumen mitra bisnis

Data flow menggunakan Electronic Data Interchange (EDI)

Komponen pengendalian intern yang harus dipenuhi untuk mengkontrol penerapan Electronic Data Interchange (EDI) sesuai dengan COSO, yaitu:

1. Lingkungan Pengendalian
2. Penilaian Resiko
3. Aktivitas Pengendalian
4. Informasi dan Komunikasi
5. Monitoring

Berikut adalah fase menggunakan Electronic Data Interchange (EDI)

• Data flow tanpa menggunakan EDI

• Data flow dengan menggunakan EDI 

Target bisnis dengan menggunakan Electronic Data Interchange adalah:

1. Kenyamanan transaksi dengan supplier dan konsumen. Kenyamanan ini diukur misalnya dari penjualan yang menjadi meningkat karena transaksinya tidak menggunakan kertas lagi.
2. Mengurangi biaya pengiriman. Misalnya, penjual akan menjual suatu barang. Penjual akan menggunakan Electronic Data Interchange (EDI). Dokumen akan dirubah ke dalam EDI Format yang kemudian dikirimkan kepada konsumennya melalui internet. Dengan demikian, perusahaan menghemat biaya untuk mengirim dokumen
3. Meningkatkan kecepatan informasi pertukaran data elektronik dan meningkatkan akurasinya dibandingkan dengan menggunakan proses manual.

Sketsa Electronic Data Interchange (EDI):

 

Pilihan model Electronic Data Interchange (EDI) yang akan digunakan:

• Direct EDI/Point-to-Point
• EDI via VAN atau EDI Network Service Provider
• EDI via AS2
• WEB EDI
• Mobile EDI
• EDI Outsourcing 

Planning & design untuk Electronic Data Interchange (EDI) adalah:

Dalam melakukan design EDI, yang perlu diperhatikan sebagai berikut:

•  Cut-off times
• Zona waktu
• Saat akhir pekan
• Pekerjaan yang berkaitan
• Waktu kedatangan file
• Libur

Planning untuk EDI adalah:

• Event-driven Scheduling

          Penjadwalan kejadian yang akan terjadi yang dipicu oleh sebuah peristiwa pekerjaan, misalnya pada
          saat kedatangan data atau bahkan update record dalam database.


Post-implementation evaluation untuk EDI adalah:

a.       Mengembangkan Struktur Organisasi

Mengembangkan tim EDI yang akan mendukung program EDI dalam organisasi.

b.      Melakukan Tinjauan Strategis

Sebuah tinjauan strategis dapat mengidentifikasi di mana EDI memiliki potensi terbesar dalam suatu bisnis.

c.       Melakukan Analisis Mendalam

Sebuah analisis yang akurat atas biaya dan payback period ketika mengimplementasikan EDI sangat penting.

d.      Mengembangkan solusi bisnis berbasis EDI

Memilih solusi EDI yang benar untuk bisnis diperlukan pemahaman mendalam tentang isu-isu teknis dan bisnis - untuk perusahaan dan mitra dagang perusahaan.

e.       Pilih penyedia jaringan EDI dengan benar (VAN)

Buat strategi penyedia yang tepat untuk suatu bisnis adalah hal yang penting.

f.       Mengintegrasikan EDI dengan bisnis

Bagaimana sistem EDI dirancang dan dikembangkan tergantung pada jumlah pekerjaan dan jumlah sistem internal dengan yang dibutuhkan untuk berbagi data.

g.      Mengintegrasikan data di seluruh bisnis

Sebagian besar aplikasi memaksakan struktur data mereka sendiri. Data dari sistem internal dan eksternal perlu dianalisis dalam rangka untuk memastikan mereka menerjemahkan ke dalam sistem EDI.

h.      Melakukan pemetaan data

Memastikan kelancaran arus informasi antara aplikasi internal dan mitra dagang, dokumen harus dipetakan untuk memungkinkan transmisi data yang efektif.

i.        Membangun Contoh Proyek

Setelah sebuah organisasi telah mengembangkan dan menguji sistem EDI yang terbaik, tes sistem lebih lanjut dilakukan dalam mode percontohan dengan mitra bisnis yang dipilih.

j.        Memperkenalkan EDI kepada mitra bisnis

Harus memiliki sumber daya terampil untuk mengembangkan , mengelola dan memelihara program peluncuran EDI untuk komunitas pemasok Anda.